8 Tipps für erfolgreiche Sitzungen

 

 

 

 

 

 

 

 

Foto: © DOC RABE Media/fotolia.at

 

 

In Unternehmen findet man zahlreiche Formen von Sitzungen, die je nach Ziel und Zweck unterschiedliche Erwartungen und Prozesse bewirken. Wir unterscheiden beispielsweise zwischen informativen Sitzungen und Entscheidungs-Sitzungen oder zwischen Problemlösungs- und Kreativitäts-Sitzungen. Die folgenden 8 Tipps sind auf alle Sitzungsarten anwendbar.

Vorbereitung der Sitzung

Tipp 1: Erstellen Sie eine Tagesordnung und legen Sie fest, welche Punkte besprochen werden sollen. Streichen Sie den Punkt „Allfälliges“ und überlegen Sie lieber konkret, welche Themen besonders wichtig und dringend sind.

Tipp 2: Optimieren Sie den Kreis der Teilnehmenden. Überlegen Sie, welche Entscheidungsträger/innen, Mitarbeiter/innen und Expert/innen Sie benötigen, um die definierten Ziele der Sitzung zu erreichen.

Tipp 3: Verschicken Sie Einladung und Sitzungsunterlagen rechtzeitig an die Teilnehmer/innen. Ergänzen Sie diese ggf. um Unterlagen, die für die Vorbereitung nötig sind.

 

Durchführung der Sitzung

Tipp 4: Beginnen Sie mit einem „warming up“. Dies ermöglicht den Teilnehmenden anzukommen und sich auf Thema und andere Personen einzustimmen.

 

Tipp 5: Führen Sie klar durch die einzelnen Tagesordnungspunkte. Fördern Sie den Austausch der Teilnehmenden und achten Sie auf die Einhaltung der Kommunikationsregeln.

 

Tipp 6: Enden Sie zu vereinbarten Zeitpunkt. Planen Sie davor genügend Zeit für eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Sitzung und etwaigen weiteren Vorgehensweisen und Aufgaben ein.

 

Auswertung der Sitzung

Tipp 7: Fassen Sie den Sitzungsverlauf und wichtige Entscheidungen schriftlich zusammen. Versenden Sie das Protokoll an alle Teilnehmenden.

 

Tipp 8: Evaluieren Sie die Sitzung nach vorher festgelegten Kriterien. Wie war die Zusammenarbeit der Teilnehmenden? Konnten Sie alle Agenda-Punkte besprechen und Zeitvorgaben einhalten? Was können Sie ggf. verbessern?

 

Gerne verrate ich Ihnen weitere Tipps und Tricks, um Sitzungen erfolgreich durchzuführen. In meinen maßgeschneiderten Trainings widmen wir uns auch den unterschiedlichen Sitzungsarten, Kommunikationsregeln und Visualisierungsinstrumenten.

 

 

 

 

 

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